Die Software für die interne Organisation Ihrer Verwaltung: Aufgaben, Zuständigkeiten, Dienstanweisungen und Abläufe an einem Ort. Sie starten mit dem, was Sie schon haben.
17 Fragen, 5 Minuten, persönliche Auswertung per E-Mail
Jens Santjer
Seit Juli 2026 entwickeln wir Kommunale Exzellenz gemeinsam mit der Gemeinde Bad Zwischenahn: rund 30.000 Einwohner, rund 180 Nutzer in der Verwaltung. Die Software wird auf dem eigenen Server der Gemeinde betrieben, die Einführung ist für Ende Oktober 2026 geplant.
Die Software entsteht nicht am Reißbrett, sondern an den Anforderungen einer echten Verwaltung. Zum Start: Telefonverzeichnis und Geburtstagsliste, Fahrzeug- und Fahrradbuchung sowie Raumbuchung. Als Nächstes folgen Organisationspläne und Dienstanweisungen. Jede Funktion wird von den Menschen getestet, die sie täglich brauchen.
Auf Wunsch stelle ich den Kontakt zu einem Ansprechpartner in Bad Zwischenahn her.
Damit sind Sie nicht allein. In fast jeder Verwaltung zeigen sich dieselben Symptome, und sie liegen selten am Einsatz der Menschen, sondern an fehlenden Grundlagen.
durch uneinheitliche Ablagesysteme
aufgrund von nicht archivierten Rundmails
aufgrund fehlender Aktualisierungen
aufgrund unvollständiger Organisationspläne
aufgrund fehlender Leitfäden
aufgrund fehlender Stellenbeschreibungen
Wo steht Ihre Verwaltung? Die Exzellenz-Diagnose zeigt es Ihnen in 5 Minuten.
Exzellenz-Diagnose startenSie steckt in Ihren Organisationsplänen, Dienstanweisungen und im Wissen Ihrer Mitarbeitenden. Kommunale Exzellenz macht sie digital nutzbar, statt bei null anzufangen.
Die Grundlage für alle weiteren Module: Zugänge, Mitarbeiterkonten und Berechtigungen verwalten Sie an einer Stelle. Neue Mitarbeitende erhalten per E-Mail einen sicheren Link zur ersten Anmeldung, und ein Logbuch macht Änderungen nachvollziehbar. Über Umfragen holen Sie Rückmeldungen aus dem ganzen Haus ein, und App-Updates informieren über neue Funktionen.
Aufgabengliederung, Verwaltungsgliederung und Stellengliederung bilden Ihre Verwaltung so ab, wie sie tatsächlich arbeitet. Das Kernelement ist die Berechtigungskette: Wer eine Stelle besetzt, übernimmt deren Aufgaben, und jede Aufgabe bringt genau die Berechtigungen mit, die sie braucht. Ändert sich die Geschäfts- oder Dienstverteilung, passen sich die Rechte automatisch an, ganz ohne separate Rechteverwaltung.
Alle internen Regelungen liegen an einem Ort statt verstreut in E-Mails, Netzlaufwerken und Ordnern. Jede Dienstanweisung ist mit den passenden Aufgaben verknüpft, sodass Mitarbeitende genau die Regelungen sehen, die für ihre Arbeit gelten. Ältere Fassungen bleiben nachvollziehbar, die aktuelle ist immer eindeutig.
Räume, Fahrzeuge und Fahrräder buchen Mitarbeitende digital, mit Blick auf freie Zeiten im Nutzungskalender. Zusatzleistungen wie Catering oder Ausstattung lassen sich direkt mitbuchen. Buchungen, die eine Freigabe brauchen, landen automatisch bei der zuständigen Stelle.
Interne Abläufe wie Anträge und Genehmigungen laufen digital statt über Formulare und Unterschriftenmappen. Weil das System weiß, welche Stelle für welche Aufgabe zuständig ist, erreicht jeder Schritt automatisch die richtige Person. Benachrichtigungen und ein sichtbarer Status sorgen dafür, dass kein Vorgang liegen bleibt.
Personaldaten werden an einer Stelle geführt und mit der Zuordnung in der Organisation verbunden. Personalbewegungen wie Einstellung, Ausscheiden oder Stellenänderung laufen als geordneter Vorgang, damit Stellenbesetzung und Zuständigkeiten aktuell bleiben. Geburtstagskalender und Kollegenquiz stärken dazu das Miteinander im Haus.
Führungskräfte tragen persönliche Kontrollpflichten, etwa die regelmäßige Führerscheinkontrolle für Dienstfahrten. Das System zeigt, welche Kontrollen fällig oder überfällig sind, und dokumentiert jede Prüfung nachvollziehbar. Weitere Nachweisarten legt Ihre Kommune selbst fest.
Interne Informationen erscheinen als Beiträge in Kanälen, etwa von der Verwaltungsleitung oder dem Personalrat. Mitarbeitende abonnieren die Kanäle, die für sie wichtig sind, und sehen neue Beiträge direkt auf ihrer Startseite. Serien bündeln zusammengehörige Beiträge, statt dass Rundmails im Posteingang untergehen.
Schulungen und Kurse stellen Sie Ihren Mitarbeitenden in einem Kurskatalog bereit. Pflichtschulungen lassen sich kennzeichnen und mit einem Wiederholungszyklus versehen. Fortschritt und Abschluss sind jederzeit sichtbar, ebenso wann eine Auffrischung fällig wird.
In einer persönlichen Demo-Session zeige ich Ihnen das System im praktischen Einsatz, anhand von Beispielen aus dem Verwaltungsalltag. Bringen Sie gerne Ihre konkreten Herausforderungen mit, die wir gemeinsam durchgehen.
Unverbindliche Demo anfragenGemeinsam digitalisieren und optimieren: dort starten, wo Sie heute stehen.
Erfassen Sie, was heute existiert. Kein perfekter Plan nötig.
Mitarbeiter ergänzen selbst, was fehlt. Wissen wird sichtbar.
Ihre Organisation entwickelt sich mit dem System weiter.
16 Jahre Insider-Erkenntnis:Sie brauchen keinen perfekten Organisationsplan, um zu starten. Sie brauchen ein System, das mit Ihnen wächst.
KI-Import auf Wunsch: Wir übernehmen Ihre bestehenden Dienstanweisungen, Organisationspläne und Regelwerke mit Unterstützung von KI in das System. Verarbeitet werden ausschließlich Regelwerke und Strukturen, niemals Mitarbeiterdaten. Kein Abtippen, kein Neuanfang.
Egal ob Cloud oder eigene Infrastruktur: dieselbe exzellente Software
Ideal für Kommunen ohne eigene IT-Infrastruktur
Für Kommunen mit eigener IT-Abteilung
Technisch identisch, gleicher Preis: Beide Optionen nutzen denselben Code und dieselben Features. Nur der Standort der Server unterscheidet sich. Sie entscheiden, was besser zu Ihrer Kommune passt.
Der Preis gilt pro aktivem Nutzer und Monat. Aktiv heißt: tatsächlich genutzte Zugänge, nicht jede Stelle und nicht archivierte Mitarbeitende.
Alle Preise inkl. MwSt.
Nur die ersten 3 Kommunen
Alles aus Regulär, plus:
Nach den Gründungspartnern folgen zwei weitere Runden, bevor der reguläre Preis gilt. Je früher Sie einsteigen, desto günstiger Ihr Preis.
Die komplette Suite für interne Organisation, Prozesse und Ressourcen.
Keine Einrichtungsgebühr, keine Feature-Stufen, kein Jahresvertrag, kein Lastenheft.
Ihr Gründungspartner-Preis steht 36 Monate fest, danach gelten dauerhaft 8 €. Keine jährlichen Preiserhöhungen, mit denen Sie bei Software sonst rechnen müssen.
Kein Risiko, keine langfristige Bindung. Sie bleiben, weil es funktioniert, nicht wegen eines Vertrags.
Ihre Anforderungen fließen direkt in die Produktentwicklung ein. Sie gestalten mit, was andere später nutzen.
Direkter Draht zum Gründer, der 16 Jahre Verwaltungsalltag selbst kennt. Keine Hotline, keine Tickets, echte Gespräche.
Erzählen Sie mir, wo Ihre Verwaltung gerade steht. Lassen Sie uns über Ihren Bedarf sprechen.
Jens Santjer
Geschäftsführer
jens.santjer@kommunale-exzellenz.deIch antworte umgehend und persönlich.
Die beste Organisation existiert bereits. Machen wir sie gemeinsam sichtbar.