Organisationspläne veraltet? Zuständigkeiten unklar? Starten Sie mit dem, was Sie haben.
Digitalisieren Sie Ihre Organisation Schritt für Schritt - nicht alles auf einmal.
Werden Sie Pilotpartner und gestalten Sie als Vorreiter-Kommune die Zukunft der internen Verwaltungsdigitalisierung mit.
Jens Santjer
Der Unterschied zwischen digitalisierter Mittelmäßigkeit und organisatorischer Exzellenz
15 Jahre Insider-Erkenntnis:Sie brauchen keinen perfekten Organisationsplan, um zu starten. Sie brauchen ein System, das mit Ihnen wächst.
In meinem Blog teile ich praktische Erkenntnisse aus der täglichen Verwaltungsarbeit und systematische Ansätze für organisatorische Verbesserungen.
Vier Barrieren die exzellenz-orientierte Kommunen systematisch überwinden
Erkennbare Symptome in Ihrem Arbeitsalltag
Zeitaufwendige Informationssuche
durch uneinheitliche Ablagesysteme
Häufige Nachfragen von Kollegen
aufgrund von nicht archivierten Rundmails
Interne Regelungen kollidieren mit Realität
aufgrund fehlender Aktualisierungen
Unklare Zuständigkeiten
aufgrund unvollständiger Organisationspläne
Langwierige Einarbeitung
aufgrund fehlender Leitfäden
Unzufriedenes Personal
aufgrund fehlender Stellenbeschreibungen
Der systematische Lösungsansatz
Gemeinsam digitalisieren und optimieren - dort starten, wo Sie heute stehen.
1. Bestandsaufnahme
Erfassen Sie, was heute existiert. Kein perfekter Plan nötig.
2. Gemeinsam wachsen
Mitarbeiter ergänzen selbst, was fehlt. Wissen wird sichtbar.
3. Kontinuierlich verbessern
Ihre Organisation entwickelt sich mit dem System weiter.
Sie haben bereits Dokumente? Perfekt.
KI-Import auf Wunsch: Wir übernehmen Ihre bestehenden Dienstanweisungen, Organisationspläne und Regelwerke automatisch. Die KI-Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform über zertifizierte Dienste - Ihre Daten werden nicht gespeichert oder weiterverwendet. Kein Abtippen, kein Neuanfang.
Sind Sie bereit für systematische Organisationsanalyse? Beginnen Sie mit der Bestandsaufnahme:
Exzellenz-Potenzial analysieren - 15 Fragen, 5 Minuten, systematische AuswertungWas diese Lösungen für Ihre Verwaltung bedeuten
Exzellente Basis
Die Grundlage für eine moderne Verwaltungsorganisation
Benutzerverwaltung: Sichere Zugangskontrolle
Neue Mitarbeiter erhalten per E-Mail einen sicheren Link zur erstmaligen Passwortvergabe. Sie als Verwaltungsleitung behalten die volle Kontrolle, wer Zugang hat.
Mitarbeiterverwaltung: Alle Daten im Überblick
Alle Mitarbeiterinformationen an einem Ort. Sehen Sie auf einen Blick, wer in welcher Abteilung arbeitet, wer welche Stelle besetzt und welche Aufgaben hat. Perfekt für Personalplanung und Vertretungsregelungen.
Datenschutz und Personalisierung
Ihre Mitarbeiter entscheiden selbst, ob sie ein Foto für ihr Profil verwenden und wer es sehen kann, ob ihr Geburtstag im Kalender angezeigt wird und über das Erscheinungsbild des Systems. DSGVO-konform und individuell.
API-Verwaltung: Anbindung an andere Verfahren
Ihre IT-Abteilung kann andere Verfahren wie die Homepage sicher anbinden – für automatischen Datenaustausch. So bleiben die öffentlichen Informationen immer auf dem aktuellen Stand.
Exzellente Organisation
Endlich Klarheit über Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
Aufgabengliederung: Ihre Aufgabenstrukturierung im Überblick
Basierend auf dem offiziellen Produktrahmen gliedern Sie alle Verwaltungsaufgaben systematisch nach Leistungen – von Hauptaufgaben bis zu einzelnen Tätigkeiten.
Verwaltungsgliederung: Ihre Verwaltungsstruktur im Überblick
Bilden Sie Ihre komplette Verwaltungsorganisation ab – von Hauptabteilungen bis zu einzelnen Sachgebieten. So wie Sie es brauchen, ohne starre Vorgaben. Jeder erkennt sofort den Aufbau Ihrer Verwaltung.
Stellengliederung: Ihr vollständiger Stellenplan im Überblick
Übernehmen Sie die bewilligten Stellensummen aus Ihrem Haushaltsplan. Erstellen Sie die einzelnen Stellen in den Abteilungen. Ihre Grundlage für Personalplanung.
Geschäftsverteilung: Zuständigkeiten eindeutig festlegen
Weisen Sie jede Aufgabe der zuständigen Abteilung zu. Behalten Sie den Überblick, wer was macht. So entsteht Ihr offizieller Geschäftsverteilungsplan – transparent, aktuell und für alle einsehbar. Schluss mit "Dafür sind wir nicht zuständig" – die Zuständigkeiten sind klar geregelt.
Dienstverteilung: Organisieren Sie Ihre Abteilung
Innerhalb Ihrer Abteilung legen Sie fest, welche Stelle welche Aufgabe übernimmt. Als Abteilungsleitung verteilen Sie die Aufgaben auf Ihre Mitarbeiter – mit klaren Haupt- und Vertretungsregelungen. Jeder weiß genau, wofür er zuständig ist und wen er vertritt.
Mitarbeiterverteilung: Wer sitzt auf welcher Stelle?
Ordnen Sie Ihre Mitarbeiter den Stellen zu. So sehen Sie sofort: Wer arbeitet wo? Welche Stelle ist vakant? Wer ist für welche Aufgaben verantwortlich? Perfekt für neue Mitarbeiter und Bürgeranfragen.
Exzellente Dienstanweisungen
Alle internen Regelungen schnell gefunden statt stundenlang gesucht
Dienstanweisungen: Ordnung statt Chaos
Kennen Sie das? Dienstanweisungen verstreut in E-Mails, Netzlaufwerken, Papierordnern. Niemand weiß, welche Version aktuell ist. Schluss damit: Eine zentrale Stelle für alle internen Regelungen – strukturiert und immer aktuell.
Aufgabenverknüpfung: Direkt zur richtigen Regelung
Ihre Mitarbeiter fragen: "Wie mache ich das nochmal?" Statt lange zu suchen, finden sie die passende Dienstanweisung direkt bei der jeweiligen Aufgabe. Spart Zeit und vermeidet Fehler durch veraltete Informationen.
Intelligente Filterung: Nur Relevantes sehen
300 Dienstanweisungen in der Verwaltung, aber nur 20 sind für das Bürgerbüro relevant. Filtern Sie automatisch nach Abteilung oder Aufgabenbereich. Ihre Mitarbeiter werden nicht mit irrelevanten Regelungen überfrachtet.
Exzellente Prozesse
Interne Abläufe automatisieren statt Formulare ausdrucken
Aufgabenbasierte Automatisierung: Das System weiß, wer zuständig ist
Sie definieren einmalig in der Organisation, welche Stelle welche Aufgabe hat. Ab dann laufen Prozesse automatisch zur richtigen Person – ohne manuelles Zuweisen, ohne Nachfragen, ohne Verzögerung.
Digitale Genehmigungen: Schluss mit Unterschriftenmappen
Ob Raumbuchung oder andere Genehmigungen – Anträge werden digital gestellt und landen automatisch beim zuständigen Mitarbeiter. Status und Verlauf sind jederzeit nachvollziehbar.
Benachrichtigungen: Nichts geht verloren
Jeder Prozessschritt erzeugt automatisch Benachrichtigungen für die beteiligten Personen. Überfällige Schritte werden markiert. Kein Vorgang bleibt unbemerkt liegen.
Überzeugen Sie sich selbst vom Mehrwert
In einer persönlichen Demo-Session zeige ich Ihnen das System im praktischen Einsatz – anhand von Beispielen aus dem Verwaltungsalltag. Bringen Sie gerne Ihre konkreten Herausforderungen mit, die wir gemeinsam durchgehen.
Unverbindliche Demo anfragenErkunden Sie das System selbst — unsere interaktive Schulung zeigt Ihnen in 20 Minuten alle Funktionen und geplanten Module.
Interaktive Schulung startenFlexibles Hosting - Cloud oder auf Ihren Servern
Egal ob Cloud oder eigene Infrastruktur - dieselbe exzellente Software
Cloud-Hosting
Ideal für Kommunen ohne eigene IT-Infrastruktur
- Wir kümmern uns um Server, Updates und Wartung
- Sofort einsatzbereit ohne eigenen IT-Aufwand
- Automatische Sicherheitsupdates inklusive
- Skaliert automatisch mit Ihrem Bedarf
- Deutsche Rechenzentren für DSGVO-Konformität
Intranet (Eigene Server)
Für Kommunen mit eigener IT-Abteilung
- Installation auf Ihrer vorhandenen Infrastruktur
- Vollständige Datenhoheit bei Ihnen
- Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft
- Keine Daten verlassen Ihr Netzwerk
- Ihre IT-Abteilung behält die Kontrolle
Technisch identisch: Beide Optionen nutzen denselben Code und dieselben Features. Nur der Standort der Server unterscheidet sich – Sie entscheiden, was besser zu Ihrer Kommune passt.
Warum Pilotpartnerschaft
Monatliche Kündigung
Kein Risiko, keine langfristige Bindung. Sie testen in Ihrem Tempo.
Entwicklungseinfluss
Ihre Anforderungen fließen direkt in die Produktentwicklung ein. Sie gestalten mit, was andere später nutzen.
Persönliche Betreuung
Direkter Draht zum Entwickler. Keine Hotline, keine Tickets, echte Gespräche.
Rabattierte Konditionen
Pilotpartner profitieren dauerhaft von vergünstigten Preisen als Dank für ihr frühes Vertrauen.
Partnerschaften für Entwicklung
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