Warum kommunalspezifische Software den Unterschied macht

"Hunderte von Leistungen, auch wenn man sie nur einmal im Jahr ausführt" - diese Realität unterscheidet Kommunalverwaltungen fundamental von Unternehmen. Nach 15 Jahren Erfahrung erkenne ich: Standard-Unternehmenssoftware scheitert systematisch an kommunalen Anforderungen. Frage 11 unserer Exzellenz-Diagnose untersucht, wie wichtig speziell für Kommunen entwickelte Lösungen sind - und warum sie oft den entscheidenden Unterschied machen.

Der fundamentale Unterschied: Vielfalt vs. Volumen

Der größte Unterschied zwischen Unternehmen und Kommunen liegt in den angebotenen Leistungen: Unternehmen bieten im Regelfall wenige profitbringende Leistungen an, dafür aber in großer Stückzahl. Kommunen hingegen bieten hunderte Leistungen an, die im Extremfall gar nicht in Anspruch genommen werden. Die schiere Menge an zu überblickenden Aufgaben ist ein Problem für sich.

Kommunen müssen sich nicht darum kümmern, ihre Leistungen zu "verkaufen" - im Gegenteil werden sie oft erst tätig, wenn eine Leistung gezielt angefragt wird. Themen wie Lead-Generation und Customer Value spielen keine Rolle. Vermutlich können die meisten kommunalen Mitarbeiter noch nicht einmal etwas mit diesen Begriffen anfangen.

Rechtssicherheit vs. Profitabilität

Der Fokus der Kommunen ist Rechtssicherheit: Es darf keine falsche Entscheidung getroffen werden, Leistungen müssen rechtssicher ausgeführt werden. Dies spiegelt sich in allem wider - wie Hierarchien aufgebaut sind, wie Aufgaben verteilt werden, welche Anreize geschaffen werden.

Unternehmen hingegen optimieren für Gewinn und Effizienz. Diese grundverschiedenen Ziele erfordern völlig unterschiedliche organisatorische Strukturen und entsprechend angepasste Software-Unterstützung.

Warum Unternehmenssoftware in Kommunen scheitert

Standard-Unternehmenssoftware ist nicht flexibel genug für kommunale Realitäten: Sie bietet Funktionen, die gar nicht gebraucht werden, während Funktionen für kommunale Spezialfälle fehlen. Kommunen haben komplexe Beteiligungs- und Entscheidungsstrukturen, die es in Unternehmen nicht gibt.

Auch die Sprache ist grundverschieden: Die in Unternehmenssoftware genutzten Fachbegriffe entsprechen nicht dem, was in Kommunen gesprochen wird. Was in der Privatwirtschaft "Kunde" heißt, ist in der Verwaltung "Bürger" oder "Antragsteller" - mit völlig anderen Rechten, Pflichten und Prozessen.

Die Anpassungs-Kostenfalle

Selbst wenn Unternehmenssoftware angepasst wird, bleibt das alte Gerüst bestehen. Meistens wird es deutlich teurer für Kommunen, da sich Unternehmen Spezialanfertigungen teuer bezahlen lassen. Die Grundarchitektur passt nicht zur kommunalen Realität - Anpassungen sind Flickwerk statt systematische Lösung.

Das Ergebnis: Hohe Kosten für unzureichende Funktionalität, die nie richtig zu den kommunalen Abläufen passt.

Das Spezialfälle-Dilemma

Aus der Anfangszeit der Digitalisierung stammen noch "selbstgebaute" Programme von Mitarbeitern - kleine Datenbanken für ganz spezielle Anwendungsfälle, die Excel-Tabellen ersetzt haben. Sie funktionierten, aber nur so lange, bis der entwickelnde Mitarbeiter nicht mehr da war.

Heute gibt es für viele Spezialfälle professionelle Software, aber diese bringt neue Probleme: Wenn man für jede der hunderte Aufgaben, auch die nur einmal jährlich ausgeführten, eine Spezialsoftware anschaffen würde, würden sich die IT-Ausgaben vervielfachen. Zudem bieten diese Programme oft keine Zusammenarbeit mit anderen Systemen - teure Schnittstellen als Individuallösungen werden erforderlich.

Der Vorteil kommunalerfahrener Anbieter

Anbieter mit kommunaler Erfahrung kennen diese Probleme und die Art, wie Kommunen funktionieren. Sie verstehen die Komplexität der Aufgabenvielfalt, die Bedeutung von Rechtssicherheit, kommunale Entscheidungsstrukturen, die spezifische Fachsprache sowie Budgetbeschränkungen und Genehmigungsprozesse.

Sie können wesentlich besser auf die speziellen Anforderungen vor Ort eingehen und Lösungen entwickeln, die tatsächlich zur kommunalen Realität passen.

Die Suite-Lösung für kommunale Organisationen

Kommunale Exzellenz hat sich zum Ziel gesetzt, eine ganze Suite aufeinander abgestimmter Lösungen für Kommunen anzubieten. Die gesamte interne Organisation soll damit abgebildet werden können. Beginnend mit Dienstanweisungen und Organisationsplänen geht es Schritt für Schritt weiter - in enger Zusammenarbeit mit den Kommunen.

Dieser Ansatz vermeidet das Spezialfälle-Dilemma: Statt hunderte separater Programme eine integrierte Lösung, die kommunale Komplexität systematisch abbildet.

Fazit

Die fundamentalen Unterschiede zwischen kommunaler und unternehmerischer Organisation erfordern speziell entwickelte Software-Lösungen. Standard-Unternehmenssoftware scheitert an der Komplexität, Vielfalt und den spezifischen Anforderungen kommunaler Arbeit. Frage 11 zeigt: Nur kommunalerfahrene Anbieter verstehen diese Realität und können passende Lösungen entwickeln. Kommunen, die auf kommunalspezifische Software setzen, schaffen die technische Grundlage für systematische Exzellenz.