In einer Kommunalverwaltung wollte ein Abteilungsleiter für seine Organisationseinheit einen Dienstverteilungsplan erstellen. Die Antwort des zuständigen Organisationsamtes war ernüchternd: "Die habe sonst auch keine andere Abteilung, und wir wüssten auch gar nicht, wie wir damit umgehen sollten." Frage 2 unserer kommunalen Exzellenz-Diagnose untersucht die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, weil sie direkt auf den organisatorischen Grundlagen aufbaut.
💡 Frage 2 von 15: Wie systematisch funktioniert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Ihrer Verwaltung?
Der Zusammenhang zu organisatorischen Grundlagen
Ohne die in Frage 1 behandelten Organisationspläne ist funktionierende Zusammenarbeit zwischen Abteilungen schlichtweg unmöglich. Wenn das Organisationsamt nicht weiß, wie Dienstverteilungspläne funktionieren, können sie auch nicht bei deren Erstellung und Aktualisierung unterstützen. Die organisatorischen Grundlagen sind die Voraussetzung für alle weiteren Verbesserungen.
Kritische abteilungsübergreifende Prozesse
Die interne Verwaltungsorganisation kennt zahlreiche Prozesse, die mehrere Abteilungen betreffen:
Organisatorische Änderungen erfordern Abstimmung zwischen Organisationsamt, Personalamt und betroffenen Abteilungen. Das Onboarding neuer Mitarbeiter involviert Personal-, IT-, Hausmeister- und Fachabteilung. Reisekostenerstattungen durchlaufen mehrere Stellen von der Antragsstellung bis zur Auszahlung.
Weitere typische übergreifende Prozesse umfassen Personalentscheidungen, IT-Beschaffungen, Arbeitsplatzausstattung und interne Kommunikationsabläufe. Jeder dieser Prozesse kann zur Quelle von Ineffizienz und Frustration werden, wenn die Zuständigkeiten nicht klar geregelt sind.
🔍 Typische Probleme undokumentierter Zusammenarbeit:
- Orientierungslosigkeit: Mitarbeiter wissen nicht, an wen sie sich wenden sollen
- Liegenbleibende Aufgaben: Niemand fühlt sich zuständig für übergreifende Themen
- Informationsverlust: Weitergabe ist nicht systematisch geregelt
- Verzögerte Entscheidungen: Abstimmungswege sind unklar oder ineffizient
- Demotivierte Mitarbeiter: Arbeitszeit wird für die Suche nach Zuständigkeiten verschwendet
Erfolgsbeispiel: Haushaltsplanung funktioniert
Es gibt jedoch Prozesse, die in den meisten Kommunalverwaltungen reibungslos funktionieren – die Haushaltsplanung. Warum? Weil sie gesetzlich vorgeschrieben ist und daher zwangsläufig dokumentiert und koordiniert werden muss. Hier sind Zuständigkeiten klar, Abläufe definiert und Termine verbindlich.
Dieses Beispiel zeigt, dass funktionierende abteilungsübergreifende Zusammenarbeit möglich ist, wenn die Rahmenbedingungen stimmen. Der Schlüssel liegt in der systematischen Dokumentation und klaren Verantwortlichkeiten.
Praktische Lösungsansätze
Die Lösung beginnt mit einer systematischen Bestandsaufnahme und konzentriert sich auf das Wesentliche:
✅ Bewährte Lösungsstrategien:
- Bestandsaufnahme: Listen Sie die wichtigsten abteilungsübergreifenden Prozesse Ihrer Verwaltung auf
- Priorisierung: Identifizieren Sie die drei kritischsten – jene, die bei Problemen den größten Schaden anrichten
- Systematische Dokumentation: Wählen Sie einen Prozess aus und dokumentieren Sie ihn vollständig: Wer ist beteiligt? Welche Schritte sind erforderlich? Wer entscheidet was?
- Schrittweise Umsetzung: Beginnen Sie klein, aber gründlich. Ein vollständig funktionierender Prozess motiviert für die nächsten Schritte
Systematische Verbesserung durch Selbsteinschätzung
Die Qualität abteilungsübergreifender Zusammenarbeit lässt sich objektiv bewerten: Sind die Prozesse dokumentiert und funktionieren reibungslos? Sind sie dokumentiert, aber nicht optimal? Oder fehlt die systematische Dokumentation völlig?
Diese ehrliche Selbsteinschätzung ist der erste Schritt zur gezielten Verbesserung. Nur wer den aktuellen Stand realistisch bewertet, kann wirksame Maßnahmen entwickeln.
Fazit
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist kein Zufall, sondern das Ergebnis systematischer Organisation. Die Grundlagen aus Frage 1 ermöglichen erst die in Frage 2 untersuchte Kooperation zwischen Abteilungen. Kommunen, die hier investieren, schaffen die Basis für reibungslose interne Abläufe und zufriedene Mitarbeiter.
Ihre systematische Exzellenz-Analyse
Frage 2 baut direkt auf den organisatorischen Grundlagen auf. Unsere 15-Fragen-Diagnose deckt systematisch alle kritischen Erfolgsfaktoren kommunaler Exzellenz ab.
Dauer: 5 Minuten | Ergebnis: Detaillierte Analyse mit konkreten Handlungsempfehlungen
Jetzt Exzellenz-Potenzial analysieren →