Warum chaotische Einarbeitung neue Mitarbeiter und Verwaltungen frustriert

"Joa hier ist ein alter Prüfbericht, den kannst du dir durchlesen und dann schauen wir mal." Mit diesen Worten begann meine erste Tätigkeit als Rechnungsprüfer in einer Kommunalverwaltung. Diese "Einarbeitung" illustriert ein systematisches Problem: Frage 4 unserer Exzellenz-Diagnose untersucht, wie strukturiert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter abläuft - denn hier zeigt sich, ob organisatorische Exzellenz nur auf dem Papier steht oder tatsächlich gelebt wird.

Der Zusammenhang zur organisatorischen Systematik

Strukturierte Einarbeitung baut direkt auf den vorherigen organisatorischen Grundlagen auf: Ohne aktuelle Organisationspläne (Frage 1) weiß niemand, welche Abteilungen überhaupt in die Einarbeitung einzubeziehen sind. Ohne funktionierende abteilungsübergreifende Zusammenarbeit (Frage 2) kann das komplexe Onboarding nicht koordiniert werden. Ohne aktuelle Stellenbeschreibungen (Frage 3) bleibt unklar, was der neue Mitarbeiter eigentlich lernen soll.

Das Ergebnis: Improvisation ersetzt systematische Vorbereitung. Jeder Vorgesetzte muss das Rad neu erfinden und hoffen, dass er nichts Wichtiges vergisst.

Das Dokumentationschaos: Wenn Realität und Regel auseinanderklaffen

Das größte Problem ist die fehlende Dokumentation der tatsächlich gelebten Praktiken. Neue Mitarbeiter erhalten veraltete Dienstanweisungen, die längst durch informelle Rundmails "korrigiert" wurden. Diese Rundmails mit aktuellen Regelungen werden jedoch nie systematisch archiviert oder in offizielle Dokumente überführt.

Die Folge: Neue Mitarbeiter arbeiten nach veralteten Vorschriften, bis Kollegen sie darauf hinweisen, dass "wir das aber schon seit Jahren anders machen." Gleichzeitig fehlen oft grundlegende Dokumentationen darüber, wie Aufgaben tatsächlich zu erledigen sind - nicht nur was zu tun ist, sondern wie es praktisch funktioniert.

Der koordinationslose Einarbeitungsprozess

Es existiert kein systematischer Prozess für das Onboarding. Der Vorgesetzte muss quasi alles wissen, an alles denken und die verschiedenen Abteilungen koordinieren, damit ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag arbeiten kann. Jede beteiligte Abteilung hat unterschiedliche Anforderungen und Vorlaufzeiten: Die IT-Abteilung will möglichst frühzeitig über neue Mitarbeiter informiert werden, um Accounts und Hardware vorzubereiten. Die Person, die das Telefonverzeichnis pflegt, möchte erst kontaktiert werden, wenn der neue Mitarbeiter tatsächlich da ist.

Diese unkoordinierten Einzelanforderungen führen regelmäßig dazu, dass neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag keinen funktionsfähigen Computer haben, ihre Zugangskarten noch nicht aktiviert sind oder grundlegende Arbeitsmaterialien fehlen.

Die Folgen improvisierter Einarbeitung

Wenn strukturierte Einarbeitung fehlt, entstehen vorhersagbare Probleme: Neue Mitarbeiter sind wochenlang nicht produktiv, weil sie die informellen Abläufe erst mühsam erlernen müssen. Kollegen werden ständig durch Rückfragen unterbrochen, weil grundlegende Informationen nicht systematisch vermittelt wurden. Fehler häufen sich, weil wichtige Arbeitsschritte nicht erklärt oder übersehen wurden.

Besonders frustrierend für motivierte neue Mitarbeiter: Sie wollen beitragen, wissen aber nicht wie. Gleichzeitig belastet die ineffiziente Einarbeitung die bestehenden Teams und den Vorgesetzten, der permanent für Nachfragen zur Verfügung stehen muss.

Die systematische Lösung: Koordiniertes Onboarding

Die Lösung liegt in einer vollständigen, abgestimmten Onboarding-Liste mit allen Beteiligten und allen erforderlichen Schritten. Diese Liste koordiniert die verschiedenen Abteilungen und ihre unterschiedlichen Vorlaufzeiten, sodass am ersten Arbeitstag alles bereitsteht.

Zusätzlich braucht jeder Arbeitsplatz eine aktuelle Dokumentation der tatsächlichen Tätigkeiten - nicht nur der theoretischen Aufgaben, sondern der praktischen Arbeitsabläufe. Ein strukturierter Leitfaden zeigt, in welcher Reihenfolge diese Tätigkeiten erlernt werden sollten, vom Grundlegenden zum Spezialisierten.

Praktische Umsetzung

Beginnen Sie mit einer systematischen Erfassung aller Onboarding-Schritte: Welche Abteilungen müssen informiert werden? Welche Vorlaufzeiten benötigen sie? Welche Materialien und Zugänge sind erforderlich?

Dokumentieren Sie die tatsächlichen Arbeitsabläufe am Arbeitsplatz - einschließlich der informellen Regelungen, die in keiner Dienstanweisung stehen. Erstellen Sie einen strukturierten Einarbeitungsplan, der neue Mitarbeiter schrittweise an ihre Aufgaben heranführt.

Wichtig: Beziehen Sie erfahrene Mitarbeiter aktiv ein. Sie kennen die Fallstricke und informellen Abläufe, die dokumentiert werden müssen.

Fazit

Strukturierte Einarbeitung ist das sichtbare Ergebnis systematischer Organisation. Sie zeigt neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an, dass die Verwaltung professionell arbeitet und ihre Mitarbeiter wertschätzt. Gleichzeitig entlastet sie Vorgesetzte und Teams von der ständigen Improvisation. Frage 4 zeigt: Systematische Organisation wird erst durch strukturierte Einarbeitung für alle spürbar.