Warum veraltete Dienstanweisungen Verwaltungen lähmen

Eine Dienstanweisung aus dem Jahr 1972 galt noch immer als offiziell gültig - nur kannte sie niemand mehr. Erst auf meinen Vorschlag hin wurde eine abschließende Liste aller tatsächlich gültigen Dienstanweisungen erstellt und alles andere als ungültig erklärt. Diese Szene aus meinen 15 Jahren Kommunalverwaltung zeigt das fundamentale Problem: Frage 5 unserer Exzellenz-Diagnose untersucht die Aktualität interner Dienstanweisungen, weil veraltete Regelungen Verwaltungen systematisch lähmen.

Der organisatorische Kern: Dienstanweisungen als Fundament

Dienstanweisungen regeln die Organisation einer Verwaltung und sollten sich in den Organisationsplänen widerspiegeln. Sie definieren Zuständigkeiten und Prozesse, legen fest, wer sich wie zu verhalten hat und welche Verantwortung für was besteht. Teilweise werden sie aufgrund von Gesetzen erlassen - etwa für Kreditaufnahmen oder Finanzen allgemein - überwiegend sind es jedoch interne Anweisungen für das tägliche Verwaltungshandeln.

Dienstanweisungen stehen idealerweise im Einklang mit den vorhandenen Organisationsplänen aus Frage 1, der funktionierenden Zusammenarbeit aus Frage 2, den aktuellen Stellenbeschreibungen aus Frage 3 und der strukturierten Einarbeitung aus Frage 4. Veraltete Dienstanweisungen zerstören diese systematische Organisation von innen heraus.

Das universelle Problem mit unterschiedlicher Ausprägung

Grundsätzlich kennt jede Kommune das Problem veralteter Dienstanweisungen - nur das Ausmaß variiert. Es hängt davon ab, was in den Dienstanweisungen geregelt ist und was nicht, sowie davon, wie konsequent die Aktualisierung gehandhabt wird.

Besonders problematisch wird es bei grundlegenden Regelwerken wie der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung: Wenn diese veraltet ist, entspricht die gelebte Organisation nicht mehr den offiziellen Regelungen. Die Realität und die schriftlichen Vorgaben klaffen auseinander.

Alltägliche Konflikte zwischen Regel und Realität

Die Folgen zeigen sich im Verwaltungsalltag: Häufige Unklarheiten und Nachfragen, wie etwas tatsächlich zu handhaben ist. Konflikte zwischen dem, was die Dienstanweisung vorschreibt, und dem, was in der Praxis funktioniert - Konflikte, die oft nicht aufgelöst werden können, weil die Überarbeitung der Dienstanweisungen Ewigkeiten dauert.

Mitarbeiter stehen vor dem Dilemma: Sollen sie sich an die veraltete schriftliche Regelung halten oder an die informell kommunizierte Praxis? Diese Unsicherheit führt zu ständigen Rückfragen, Abstimmungen und letztendlich zu Entscheidungslähmung.

Gefährliche Auswirkungen nach außen

Im schlimmsten Fall verhalten sich Mitarbeiter nach veralteten Dienstanweisungen falsch - besonders gravierend bei Regelungen mit direkten Auswirkungen auf Außenstehende. Eine veraltete Dienstanweisung für Vergabeverfahren kann dazu führen, dass Mitarbeiter sich nach den internen Richtlinien korrekt verhalten, aber die Gesetzeslage inzwischen etwas anderes regelt.

Das Ergebnis: Rechtliche Probleme und im schlimmsten Fall Schadensersatzforderungen unterlegener Unternehmen. Was als interne Organisationsschwäche beginnt, wird zum finanziellen und rechtlichen Risiko für die gesamte Kommune.

Das Rundmail-Chaos verstärkt das Problem

Verschärft wird die Situation durch die informelle "Korrektur" veralteter Dienstanweisungen durch Rundmails. Statt die ursprünglichen Dokumente zu aktualisieren, werden Änderungen per E-Mail kommuniziert. Diese Rundmails werden jedoch nie systematisch archiviert oder in die offiziellen Dokumente eingearbeitet.

Das Ergebnis: Ein Flickenteppich aus veralteten Grunddokumenten und nicht archivierten E-Mail-Korrekturen, den nur langjährige Mitarbeiter noch durchschauen.

Die systematische Lösung: Klare Verantwortlichkeiten

Die Lösung erfordert klare Verantwortlichkeiten: Es muss einzelne Personen geben, die für die Aktualität spezifischer Dienstanweisungen zuständig sind. Diese Aufgabe muss eine echte Position im Aufgabenplan werden und einer Stelle mit entsprechenden Zeitanteilen zugewiesen werden.

Darüber hinaus sollte die Digitalisierung genutzt werden, um den Arbeitsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig den Nutzen zu erhöhen. Intelligente Systeme können Dienstanweisungen nach betroffenen Bereichen und Aufgaben filtern, automatische Updates ermöglichen und verhindern, dass veraltete Informationen überhaupt noch zugänglich sind.

Praktischer erster Schritt: Vollständige Erfassung

Der erste praktische Schritt ist eine vollständige Erfassung aller gültigen Dienstanweisungen mit Verweis auf die einzelnen Dokumente. Alles andere wird als nicht mehr gültig erklärt. So wird erstmalig vollumfänglich dargestellt, was Mitarbeiter tatsächlich zu beachten haben.

Dieser Schritt allein schafft bereits Klarheit und beendet die Unsicherheit über die Gültigkeit von Dokumenten. Gleichzeitig bildet er die Grundlage für die systematische Pflege und Aktualisierung.

Fazit

Veraltete Dienstanweisungen führen zu enormer Ineffizienz: Jeder Mitarbeiter muss sich selbst Klarheit verschaffen durch aufwendige Recherchen, Nachfragen und Abstimmungen. Dies fördert Unsicherheit bei Entscheidungen und kann im schlimmsten Fall rechtliche und finanzielle Risiken für die Kommune schaffen. Frage 5 zeigt: Aktuelle Dienstanweisungen sind essentiell für rechtssichere und effiziente Verwaltungsarbeit.