Warum "niedrige Priorität" der Tod organisatorischer Verbesserungen ist

"Wird bearbeitet, wenn Zeit dafür ist" - dieser scheinbar harmlose Satz ist das Todesurteil für organisatorische Verbesserungen in Kommunalverwaltungen. Nach 15 Jahren Erfahrung erkenne ich: Niedrige Priorität bedeutet faktisch keine Umsetzung. Frage 7 unserer Exzellenz-Diagnose untersucht die tatsächlichen Prioritäten, weil sie über Erfolg oder Stillstand entscheiden - unabhängig davon, wie hoch die Ambitionen sind.

Von Ambition zu Priorität: Der entscheidende Test

Frage 6 behandelte die Ambitionen - wo Verwaltungen in 2-3 Jahren stehen möchten. Frage 7 deckt die Realität auf: Welche Priorität haben organisatorische Verbesserungen tatsächlich? Es reicht nicht aus, hohe Ambitionen zu haben und Vorreiter werden zu wollen, wenn den erforderlichen Maßnahmen keine Priorität eingeräumt wird.

Erfolg und Nutzen entstehen nur, wenn beides vorhanden ist. Alles andere ist Schönrederei. Die Wahrheit zeigt sich in der Prioritätenvergabe: Verwaltungen mit niedrigen Prioritäten für organisatorische Themen bleiben in der Mittelmäßigkeit gefangen, egal wie ambitioniert ihre Pläne klingen.

Das Tagesgeschäft-Dilemma

Der häufigste Konflikt: Mitarbeiter sind durch das Tagesgeschäft bereits ausgelastet und sollen nebenbei noch organisatorisch etwas verbessern. Das funktioniert nie! Ohne explizit eingeplante Zeit für diese Aufgaben passiert nichts.

Verbesserungen können nicht "nebenbei" gemacht werden. Das ist der Grund, warum es bei vielen Kommunen nicht gut aussieht: Die aktive Verbesserung von Systemen hatte jahrzehntelang keine Priorität, niemand war explizit dafür zuständig. Wie die Realität zeigt, hat sich dadurch bei vielen nicht viel getan, und auch heute noch dauern Veränderungen viel zu lange.

Die "Später"-Illusion

Warum wird aus "später" oft "niemals"? Weil später nicht plötzlich mehr Zeit zur Verfügung stehen wird. Wenn Sie heute nicht für eine bestimmte Aufgabe Zeit aufbringen können, werden Sie es auch nicht morgen oder in zwei Jahren können.

Wenn es dann "später" ist, stehen bereits wieder andere ungeplante Aufgaben auf der Liste, die alle vermeintlich "wichtiger" sind. So werden Verbesserungen immer wieder verschoben.

Das Führungsproblem

Die meisten Mitarbeiter sehen organisatorische Verbesserungen als weniger wichtig an, weil sie aufgrund fehlender Unterstützung der Verwaltungsleitung keinen Erfolg damit haben können. Viele Kollegen widersetzen sich Veränderungen. Wenn die Verwaltungsleitung nicht mit Nachdruck die Wichtigkeit kommuniziert und von allen einfordert, warum sollte man sich solche Themen antun, wenn auch sonst genug zu tun ist?

Die Verwaltungsleitung muss konkrete Personen mit konkreten Verantwortlichkeiten beauftragen und Verbesserungen einfordern, während sie gleichzeitig mit bestem Beispiel vorangeht.

Der unsichtbare Nutzen-Faktor

Der Hauptgrund für niedrige Prioritäten: Der Nutzen wird nicht gesehen. "Was bringt es schon, wenn wir all unsere Pläne aktuell und digitalisiert haben? Die eigentliche Arbeit mit dem Bürger ändert sich ja dadurch nicht, jeder weiß doch, was er zu tun hat?"

Dabei wird völlig ausgeblendet, wie ineffektiv Mitarbeiter vorgehen und wie häufig sie ihre Zeit damit verbringen, sich überhaupt selbst halbwegs passabel zu organisieren. Die versteckten Kosten chaotischer Organisation werden nicht als Verlust wahrgenommen.

Top-Priorität: Der Frosch-Effekt vermeiden

Wenn organisatorische Verbesserungen zur Top-Priorität werden, sind die Erfolge schnell sichtbar und generieren positive Erlebnisse bei den Mitarbeitern. Wenn Erfolge sichtbar und erlebbar sind, sinken auch die Widerstände.

Wenn sich hingegen alles über Jahre hinzieht, sieht niemand mehr den Zusammenhang zwischen dem Warum und dem Wie. Mit Top-Priorität entstehen Schritt für Schritt Verbesserungen, die aufeinander aufbauen und sich ergänzen.

Der entscheidende Punkt: Wenn Prozesse zu lange dauern, gewöhnt man sich im Schneckentempo an die Fortschritte und erkennt nach zehn Jahren gar nicht, was sich alles geändert hat. Wie der Frosch im sich langsam erhitzenden Wasser sitzen Mitarbeiter da und denken, alles sei wie früher.

Kulturwandel durch sichtbare Erfolge

Wenn Verbesserungen zügig vorangehen, nehmen Mitarbeiter sie entsprechend wahr. Dann kann sich die Kultur grundlegend ändern und künftige Verbesserungen leichter umsetzbar machen.

Der Kulturwandel beginnt mit der ersten spürbaren Verbesserung im Arbeitsalltag: Wenn Mitarbeiter die tatsächlichen Unterschiede für sich selbst ganz persönlich wahrnehmen, entsteht Motivation für weitere Veränderungen.

Fazit

Niedrige Priorität für organisatorische Verbesserungen ist ein Kreislauf der Mittelmäßigkeit. Ohne ausreichende Ressourcen und klare Verantwortlichkeiten bleiben auch die besten Ambitionen wirkungslos. Top-Priorität hingegen schafft sichtbare Erfolge, positive Mitarbeitererfahrungen und Kulturwandel. Frage 7 zeigt: Prioritäten entscheiden über Erfolg oder Stillstand - unabhängig von den Ambitionen.